Tous les documents entrants dans le même emplacement

Notre solution unique extrait les données des fichiers numériques ainsi que des fichiers d'images, à grand et faible volume.

Des fichiers numériques et des fichiers d’images, à grand et faible volume

La solution Universal Capture CloudTrade pour la facturation électronique offre un moyen unique pour l’automatisation de tous les types de factures entrantes, y compris les PDF et les images, à faible volume et à grand volume. C’est la seule solution sur le marché qui peut être spécifiquement adaptée aux besoins de votre entreprise et convient aux entreprises multinationales ainsi qu’aux PME. Elle automatise entièrement les factures à grand et faible volume, tout en maintenant un niveau optimal de qualité des données.

Plusieurs types de documents
Plusieurs types de documents
Plus grande adoption des fournisseurs
Plus grande adoption des fournisseurs
Précision optimale des données
Précision optimale des données

Débarrassez-vous des intégrations épineuses

L’automatisation du traitement des factures entrantes peut être un processus délicat. Les entreprises doivent généralement utiliser une myriade de technologies adaptées aux besoins du fournisseur, plutôt qu’aux besoins de l’entreprise, ce qui entraîne souvent des processus superflus et un gaspillage de temps et de ressources.

C’est particulièrement difficile lorsqu’une entreprise a de nombreux fournisseurs avec de faibles volumes de factures, car le coût de l’automatisation, en adaptant les solutions à ces nombres de fournisseurs, ne peut souvent pas être justifié.

Mais que se passerait-il si vous pouviez utiliser une seule solution pour toutes vos factures numériques entrantes?

Une nouvelle solution
pour éliminer le casse-tête des données

La solution Universal Capture CloudTrade pour la facturation électronique est le nouveau moyen unique qui cible tous les volumes et types de documents pour les factures entrantes et qui est entièrement personnalisable en fonction des besoins de votre entreprise.

Cette solution spécialisée optimise l’automatisation de toutes les factures entrantes grâce à un taux d’adoption élevé du système de la part des fournisseurs, engendrant aucun coût d’intégration aux fournisseurs et à la soumission automatique de toutes les données de vos factures entrantes dans votre solution FMS ou ERP.

Le système Universal Capture automatise les documents entrants, généralement reçus par mail, dans une structure à trois niveaux et s’adapte au type et au volume du fichier. Les règles d’automatisation sont adaptées aux fournisseurs dont le volume de factures est élevé, les données étant directement extraites de la couche de données du PDF, de sorte que nous pouvons garantir une précision des données à 100 %, à chaque fois. Les factures entrantes provenant de fichiers images et celles dont le volume est faible utilisent des règles universelles pour extraire les données, la précision dépendant de la qualité du document reçu.

Vous soutenir tout le long du chemin

Les solutions CloudTrade sont fournies sous la forme d’un service géré dans le Cloud. Notre équipe interne s’assure que le système est complètement opérationnel et qu’il extrait bien les données dont vous avez besoin, avant que le projet ne soit mis en service, et elle est là pour vous aider pour toute question pendant la durée du contrat.

Comment fonctionne le système Universal Capture?

Le système Universal Capture CloudTrade adapte le traitement des données, en fonction du type de fichier et du volume, afin de maximiser la précision des données et de minimiser l’intervention humaine.

1. Pour les fournisseurs ayant de grands volumes de documents numériques (y compris PDF, HTML, XML, Word, CSV, etc.)

L’exactitude des données des documents envoyés par cette catégorie de fournisseurs est garantie à 100 % grâce à la mise en place d’un ensemble de règles standard pour chaque fournisseur. La saisie des données est donc entièrement répliquée sur chaque facture transmise par CloudTrade, avec une automatisation complète.

Non seulement ces règles garantissent l’exactitude des données à 100 %, mais une fois qu’un groupe de règles a été mis en place, il est géré et maintenu par l’équipe de soutien de CloudTrade pour un tarif unique et pendant toute la durée du contrat. En cas de modification de la conception de la facture, des types de données à saisir ou des coordonnées du fournisseur, tout est mis à jour régulièrement et dans le cadre du tarif unique, sans aucune nécessité de modification manuelle par l’acheteur.

2. Fichiers d‘images, factures scannées à l’aide de la technologie ROC

Bien qu’ils soient moins utilisés, les fichiers images restent un élément cléf de la saisie des données, soit générés par un acheteur (la société utilisant CloudTrade) qui reçoit une facture papier et scanne le document à son arrivée, soit par un fournisseur qui envoie un fichier image directement à l’acheteur.

En raison de la technologie d’identification pour l’interprétation des images, les niveaux de précision se situent entre 80 et 90 % environ, ainsi une petite correction manuelle pourrait être nécessaire pendant le traitement. Contrairement aux documents numériques, les fichiers d’images ne contiennent pas de « couche des données », alors les caractères sont reconnus plutôt qu’extraits, ce qui se traduit par des niveaux de précision variables. Nous recommandons d’encourager les fournisseurs à soumettre des documents numériques afin d’améliorer la précision de la saisie des données.

3. Pour les fournisseurs ayant des volumes de transactions plus faibles de documents numériques (y compris PDF, HTML, XML Word, CSV, etc.)

Souvent les entreprises reçoivent des factures de certains fournisseurs de façon peu fréquente ou pour des projets exceptionnels. Pour ces fournisseurs ayant un faible volume de factures entrantes, le coût de la mise en place d’une automatisation complète et le court délai de mise en place peuvent ne pas être rentables.

Dans ces cas, le système Universal Capture utilise les connaissances acquises sur d’autres types de factures et le réseau CloudTrade pour extraire les données dont votre entreprise a besoin. L’extraction des données se fait dans la mesure du possible, ce qui peut nécessiter une vérification ou une correction, mais supprime une grande partie de la saisie des données manuelle et coûteuse qui serait normalement nécessaire.

L’extraction des données peut être adaptée en fonction des besoins des entreprises et de l’intégration des systèmes.

Comment fonctionne le système Universal Capture?

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