La facturation électronique au format PDF est-elle vraiment une facturation électronique ?

Nous entendons souvent dire (généralement de la part de nos concurrents) que la facturation électronique au format PDF n’est pas vraiment une facturation électronique. Dans la plupart des cas, cette affirmation n’est tout simplement pas vraie.

La définition largement acceptée d’une facture électronique est qu’elle :

« doit contenir des données du fournisseur dans un format qui peut être saisi (intégré) dans le système de comptes fournisseurs (CF) de l’acheteur sans la nécessité de saisir des données de la part de l’administrateur du CF de l’acheteur ».

Lorsqu’un PDF est « généré par une application », c’est-à-dire produit directement à partir de l’application de facturation qui émet la facture (ce qui se passe souvent), dans presque tous les cas, il s’agit d’un texte PDF, les éléments des données de la facture étant directement intégrés dans le PDF. Le fichier PDF sert simplement de support et de moyen de visualisation du contenu du PDF. Notre technologie brevetée profite de cette couche de données et fait correspondre les données de la facture directement du PDF à une structure de facture électronique. En d’autres termes, le service est un peu comme si l’on faisait correspondre un schéma XML à un autre.



Un fournisseur peut envoyer n'importe quel type de PDF?

La seule contrainte du service est que le PDF doit être « généré par l’application », c’est-à-dire produit directement à partir d’une application. Les PDF générés par une machine contiennent presque toujours les données brutes de la facture dans le PDF lui-même. Notre service lit les données directement à partir du PDF et les associe à une structure de facture électronique.

Si le PDF est généré en scannant une facture papier, une image ou une « photo » de la facture sera intégrée dans le PDF. Malheureusement, la seule façon de traiter une image PDF est d’utiliser la technologie ROC (reconnaissance optique de caractères) – qui, de par sa nature même, ne peut garantir la qualité des données sans qu’un opérateur humain ne puisse les examiner. Pour les fichiers image, nous proposons notre service Universal Capture qui profite du moteur ROC leader sur le marché pour capturer les données pertinentes de la facture.

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