Il est temps de passer à la vitesse supérieure

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Face aux défis importants d’aujourd’hui, la résilience est essentielle. Steve Britton, directeur des ventes EMEA de CloudTrade, partage ici dans le blog sa passion pour le sport automobile, et explique comment la verve et la détermination que l’on voit sur les circuits de course sont exactement ce dont ont besoin actuellement les centres de services partagés et les services commerciaux mondiaux.

Nous vivons une époque difficile : le Covid-19, des confinements, des élections présidentielles et une économie chancelante. Quelle année, et en plus de tout cela, nous devons gérer nos entreprises pour payer les factures et nos employés, et pour offrir un rendement à nos actionnaires.

Je veux parler des défis que nous devons relever en matière de collecte des données nécessaires à la gestion de nos entreprises, et de l’importance de cette collecte pour rester compétitif. Sans données fiables, comment pouvons-nous gérer nos entreprises, payer les factures avec précision, traiter les commandes efficacement et satisfaire nos auditeurs et nos régulateurs ?

Pourquoi remettre en cause le statu quo ?

Le moment est-il venu de fermer les écoutilles et d’affronter la tempête, ou devons-nous relever le défi et saisir cette occasion pour embrasser le changement et en récolter les fruits ? Dans le monde des affaires, nous devons innover pour rester compétitifs. C’est encore plus vrai aujourd’hui. Nous devons faire preuve de résilience face aux exigences auxquelles nous sommes confrontés ; nous ne pouvons pas mettre un frein au changement et espérer que cela suffira. Il est temps non seulement d’affronter les problèmes de front, mais aussi de remettre en question le statu quo si nous voulons réussir. Nos concurrents prendront l’initiative si nous ne réussissons pas.

Je suis un accro à la course automobile et j’ai conduit une voiture de rallye de façon semi-professionnelle pendant un certain temps, mais les enfants, les exigences du travail et les cheveux gris ont mis un terme à cela. Pour satisfaire ma passion, je regarde maintenant la Formule 1 et le WRC chaque fois que je le peux. Le sport automobile est extrêmement compétitif et constamment mis au défi par les nouveaux règlements de la FIA ; les équipes qui réussissent embrassent le changement et s’en servent pour repousser les limites ; elles innovent constamment et perfectionnent leurs machines pour être de classe mondiale. On ne peut pas être égoïste dans une équipe et en effet, sans la collaboration de tous les membres de l’équipe de manière coordonnée mais agile, le succès ne serait pas au rendez-vous.

Qu’est-ce que Lewis Hamilton a en commun avec les chefs d’entreprise ?

Cependant, comme dans toute grande équipe, il y a une personne qui les rassemble : dans le cas du sport automobile, c’est celle qui pilote la voiture. C’est la partie pointue, celle où le caoutchouc rencontre la route. Le pilote, confiant dans la conception et la construction de la voiture, pousse la machine à ses limites, poussant le véhicule et l’équipe à atteindre ce statut de classe mondiale. Nous avons tous été stupéfaits par la ténacité et la détermination qui ont permis à Lewis Hamilton de remporter le plus grand nombre de victoires en F1 de tous les temps. Beaucoup diront que des gens comme Fangio, Moss, Stewart et Senna étaient dans une autre ligue et que leur époque de sport automobile et de développement automobile était très différente – tous des héros pour moi – mais une chose qu’ils avaient était un désir insatiable de réussir, et cela nécessitait un développement constant de l’homme et de la machine et une détermination absolue de gagner au-dessus de toutes les chances.

Cette nécessité d’innover et de poursuivre la recherche de l’excellence est la même pour les chefs d’entreprise, surtout lorsqu’il s’agit de relever les défis auxquels nous sommes confrontés aujourd’hui. Nous bénéficions tous de l’innovation dans le domaine du sport automobile. Considérez l’impact des fibres de carbone, de la technologie turbo, des moteurs électriques et de la technologie des batteries sur notre vie quotidienne.

L’histoire du traitement des données

Les centres de services partagés et les services mondiaux aux entreprises ont innové et évolué, passant de centres de coûts à contributeurs de bénéfices. Les premiers jours d’une focalisation sur les comptes fournisseurs se sont étendus pour englober tous les aspects de la PTP et de l’OTC. Il s’agissait simplement d’innover et d’ajouter de la valeur pour survivre. Je me souviens qu’au début des années 2000, le scan-to-fiche a été remplacé par le scan-to-tape et le computer-output-to-laser-disk comme le HP Surestore et le stockage NAS. Ces solutions sur site ont rapidement migré vers le « Cloud », avec tous les avantages associés que sont la recherche en texte libre, le stockage illimité et l’accès instantané aux données. Cela a créé l’ère des « Big-Data » et la nécessité de contrôler l’échange et le stockage des données, soutenue par la législation déclenchée par des scandales tels que Sarbanes Oxley et Enron, et plus récemment par les exigences de RGDP, afin de protéger la manière dont nous utilisons les données que nous collectons. Nos entreprises sont gérées et contrôlées par des données. Des données incorrectes ou fausses peuvent avoir un impact dévastateur. La plupart des données sur lesquelles s’appuient les entreprises sont créées par des tiers et doivent ensuite nous être transmises pour traitement, action et analyse.

Traitement des documents : coût par rapport à la précision

Au cours des 21 dernières années, je me suis concentré sur l’automatisation des processus commerciaux, et plus particulièrement sur la transformation digitale des documents entrants. Ces documents créent les données mêmes sur lesquelles nous nous appuyons pour gérer nos entreprises. Lorsque j’ai débuté dans ce secteur, le système ROC avait un but précis car la plupart des documents étaient reçus sous forme d’images ou sur papier, mais ROC ne pouvait jamais fournir des données exactes à 100 % et nécessitait toujours une intervention manuelle. Pour réduire les coûts, l’industrie a délocalisé la capture vers des centres à bas prix. Très souvent, cependant, faible coût signifie faible précision. Il fallait choisir entre une saisie de base à faible coût avec ressaisie et correction des erreurs, ou le maintien du comptage des ETP localement pour garantir la précision.

L’industrie ROC a dû améliorer la qualité de l’extraction pour répondre à la demande offshore, elle a donc renforcé l’intelligence artificielle et l’apprentissage machine pour tenter de compenser ces erreurs. Après des années de perfectionnement, la technologie de base reposait toujours sur la conversion d’un fichier image à l’aide du système ROC. Le problème est que les systèmes ROC n’ont pas pu atteindre les niveaux de précision requis pour permettre une automatisation de bout en bout. Avec la ressaisie et la gestion des exceptions, le coût réel du système ROC varie énormément et peut être supérieur à 10 $ par facture dans certaines circonstances. Nous ne devons pas oublier que la conformité des commandes et des fournisseurs est un facteur très important lorsqu’on cherche à automatiser un processus comme celui des comptes fournisseurs, mais le défi fondamental reste le même : la nécessité d’extraire avec précision les données requises du document entrant.

La nouvelle vague de transformation digitale

Ces dernières années, le marché a changé et avec la migration vers le Cloud pour les applications de facturation et de finance et le passage rapide à la soumission digitale (accéléré par Covid-19), le système ROC est remplacé à mesure que la demande diminue. Nous accueillons maintenant la prochaine vague de transformation digitale pour les documents lisibles par l’être humain.

Ici, à CloudTrade, nous sommes les premiers à convertir des documents lisibles par l’être humain en un résultat exploitable par la machine, avec une précision de 100 % des données, ce qui permet un véritable traitement sans contact. Nous n’appliquons pas le système ROC aux documents (numériques) générés par les applications. Nous avons plutôt développé une technologie protégée par un brevet, délivrée via un modèle SaaS géré pour extraire et analyser les éléments techniques d’un document. Nous le faisons sans erreur et garantissons une précision des données de 100 %. L’extraction est la première partie de notre processus, le second, tout aussi important, consiste à comprendre le contenu et son contexte, en appliquant une logique et des règles pour s’assurer que le résultat répondra aux exigences spécifiques de l’application réceptrice afin de permettre un traitement sans contact.

Ainsi, si vous devez traiter une facture de fournisseur, une commande de client, un document d’expédition, une demande, un contrat, une réclamation, etc. et si le document est généré électroniquement, nous pouvons le traiter dans les minutes qui suivent sa réception et fournir un processus sans contact de bout en bout, avec une précision garantie à laquelle vous pouvez faire confiance.

Les règles de gestion, les validations de données, l’enrichissement du contenu et les actions de flux de travail font tous partie du service. Les mises à jour du format de l’expéditeur et les modifications des règles sont automatiquement prises en compte, et le service fonctionne 24 h/24, 7 j/7. Nous assistons nos clients dans le monde entier et nous nous connectons à de nombreux systèmes de gestion (FMS/ERP/DMS, etc.).

Le service de traitement des documents de CloudTrade : rapide, précis, différent

Nos programmes de mise en œuvre et de sensibilisation permettent de mesurer votre délai de rentabilisation en jours et non en mois. Dans la plupart des cas, il n’y a pas de changement pour l’expéditeur, car les boîtes aux lettres électroniques et les protocoles de transfert de fichiers existants peuvent être adaptés. L’expéditeur ne supporte aucun coût supplémentaire (par exemple, impression, scannage, affranchissement, papeterie), ce qui explique le taux d’adoption élevé.

Nous fournissons un service SaaS innovant, à retour sur investissement rapide, à faible coût et entièrement géré. Nous repoussons les limites de l’automatisation des processus et de l’innovation, en offrant une valeur tangible à nos clients et partenaires. Comme une équipe de F1, CloudTrade est passionné par la réussite et l’excellence client. Ce que nous faisons est différent – nous sommes des provocateurs. Grâce à notre équipe de direction extrêmement expérimentée, vous pouvez avoir confiance dans le service que nous fournissons dans la course au sommet.

Nous sommes à l’écoute de vos demandes et serons heureux de vous fournir un devis pour tout type de document, langue ou volume. Plus la demande est complexe, plus elle est intéressante. N’oubliez pas que vous obtiendrez des données exactes à 100 %, auxquelles vous pouvez faire confiance.

 

Pour une rapide discussion informelle sur la manière dont nous pouvons répondre à vos besoins en matière de saisie de données, réservez 15 minutes avec moi.

 

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